Im Rahmen der Wissensarbeit gibt es vor allem zwei Möglichkeiten der Kommunikation. Das erste ist synchron, was erfordert, dass alle Parteien gleichzeitig interagieren. Dieser Modus umfasst persönliche Treffen, Telefonanrufe und Videokonferenzen.
Der zweite Weg ist asynchron, was es den Absendern ermöglicht, ihre Nachrichten zu übermitteln und den Empfängern, sie zu lesen, wenn jeder bereit ist. Dieser Modus umfasst Memos, Voicemails und, vor allem in den letzten Jahren, E-Mails.
Welcher Kommunikationsstil ist besser? Diese einfache Frage erfordert eine komplizierte Antwort.
Der große Vorteil der Asynchronität ist der geringe logistische Aufwand. Wenn ich Ihnen Informationen senden oder eine Frage stellen möchte, kann ich sofort eine E-Mail senden und erspare mir so die endlose Suche nach Telefonanrufen oder Bürokorridoren, die in früheren Zeiten möglicherweise notwendig gewesen wären. Wie ich geschrieben habe mein 2019 New-Yorker Artikel Was die Geschichte der E-Mail betrifft, so wurde in den Anfängen der Büroarbeit die Idee einer praktischen und schnellen asynchronen Nachrichtenübermittlung allgemein als potenzielle „Wunderwaffe für die Produktivität“ angesehen.
Der Nachteil der asynchronen Kommunikation besteht paradoxerweise darin, dass sie zu einem Problem werden kann zu einfach im Moment zu nutzen. Wie ich in meinem neuesten Buch dokumentiert habe, Eine Welt ohne E-Mail, Die Einführung reibungsloser digitaler Nachrichtenübermittlung führte dazu, dass Arbeitnehmer viele ihrer Interaktionen in zufällige Threads verlagerten, die aus außerplanmäßigen Nachrichten bestanden, die endlos zwischen E-Mail-Postfächern hin- und herwechselten.
Diese Situation erforderte, dass ein immer größerer Teil ihres Arbeitstages der Überwachung dieser Nachrichten gewidmet wurde. (Der moderne Büroangestellte checkt jetzt E-Mails oder Chats einmal alle 6 Minuten im Durchschnitt). Der kognitive Overhead, der durch all diesen Kontextwechsel entsteht, ist anstrengend und macht Menschen unglücklich.
Wenn wir uns nun der Synchronität widmen, ist der große Vorteil dieses Kommunikationsstils seine Übertragungseffizienz. Echtzeitgespräche sind InformationsdichteDadurch ist es möglich, in relativ kurzer Zeit große Mengen nuancierter Details zu vermitteln oder komplizierte Entscheidungen zu treffen. Ein fünfminütiges Gespräch kann oft das Gleiche bewirken wie ein Dutzend hin- und hergehender Nachrichten.
Dieser Informationseffizienz steht jedoch ein logistischer Aufwand gegenüber. Während es uns technisch möglich sein mag, in fünf Gesprächsminuten ein Problem zu lösen oder ein Problem klar zu erklären, wird diese Interaktion am modernen Arbeitsplatz aufgrund der Einschränkungen wahrscheinlich als Zoom-Meeting oder Konferenzraumtreffen geplant, das zugeteilt wird digitaler Kalender mindestens 30 Minuten. Kaum eine berufliche Erfahrung ist frustrierender als der Tag, an dem endlose Termine voller sinnlosem Smalltalk und Hinhalten den Tag verschlingen. „Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können!“ ist zum verärgerten Mantra von Wissensarbeitern geworden, die über ihre unglaublich überfüllten Kalender klagen.
Bei der Hervorhebung der ineinandergreifenden Vor- und Nachteile dieser beiden unterschiedlichen Kommunikationsarten geht es um mehr als nur um die Verbesserung unseres Verständnisses moderner Arbeit. Diese Besonderheit kann auch dabei helfen, neue Strategien zu identifizieren, die wir sonst vielleicht übersehen hätten.
Wenn wir uns zum Beispiel die synchrone Interaktion genauer ansehen und uns ihrer Vor- und Nachteile bewusst sind, stellt sich nun die relevante Frage, ob es möglich ist, die Informationsdichte der Echtzeitinteraktion zu nutzen und gleichzeitig die Aufblähung zu vermeiden, die durch 30-minütige Besprechungen entsteht. Auf diese Weise ausgedrückt, ergeben sich einige offensichtliche Lösungen.
- Sie könnten zum Beispiel implementieren Geschäftszeiten. Kündigen Sie jeden Tag eine festgelegte Zeitspanne an, in der Sie für synchrone Gespräche zur Verfügung stehen: Ihre Tür ist offen, das Telefon eingeschaltet, der Zoom-Raum aktiviert. Wenn jemand versucht, per E-Mail ein Hin- und Hergespräch mit mehreren Nachrichten zu initiieren, weisen Sie ihn auf Ihre nächsten Bürozeiten hin. Sie können genau so lange bei Ihnen vorbeischauen, bis Sie eine Lösung gefunden haben. Da die gleichen Bürozeiten für die Bearbeitung vieler verschiedener solcher Interaktionen genutzt werden können, ist der Overhead pro Interaktion im Durchschnitt minimal.
- Wenn Sie in einem Team arbeiten, beheben Sie auch mehrere Kurzschlüsse ständige Teambesprechungen pro Woche. Führen Sie ein gemeinsames Dokument, das Ihr Team zwischen diesen Besprechungen verwendet, um alle zu besprechenden Probleme aufzuzeichnen. Wenn Sie zur nächsten stehenden Besprechung gelangen, gehen Sie diese Punkte nacheinander durch. Dadurch können buchstäblich Hunderte von störenden Nachrichten pro Woche eingespart werden, und das bei einer geringen Anzahl fester Kalendertermine.
Mit diesen beiden Beispielstrategien können Sie die Kraft der Synchronität nutzen und gleichzeitig ihre schlimmsten Auswüchse vermeiden. Das Ziel besteht nicht darin, jedes Meeting in eine E-Mail umzuwandeln, sondern darin, das Verhältnis von nützlich zu unnötigem Inhalt der Meetings zu reduzieren, die es in Ihren Kalender schaffen.
Wichtiger als diese beiden spezifischen Lösungen – die nur einige unter vielen ähnlichen Ideen sind (siehe zum Beispiel Amazons PowerPoint-Verbot) – ist der allgemeinere Ansatz, der in dieser Diskussion verfolgt wird. Die Auswirkungen von Technologien auf die Art und Weise, wie wir arbeiten, leben und miteinander umgehen, sind oft kompliziert. Wir müssen diese Nuancen verstehen, bevor wir hoffen können, sinnvolle Fortschritte zu machen, um mehr Kontrolle über unsere Werkzeuge zu erlangen.
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